POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO E SEGUIMENTO DE DENÚNCIAS
I. Introdução
A Motorline Electrocelos, S.A. sempre se pautou por princípios de integridade e honestidade, respeitando a legislação em vigor e exercendo a sua atividade orientada pelos princípios de ética profissional dominantes no comércio jurídico.
Nesse sentido, e em cumprimento do disposto no Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro (que estabelece o Regime Geral de Prevenção da Corrupção), criou um canal de denúncias, que permite o reporte de práticas irregulares, nomeadamente relacionadas com a corrupção ou infrações conexas, de forma a combater eficazmente tais comportamentos, através de um meio de delação célere e aberto a todos os que contactam com a Motorline Electrocelos, S.A., preservando, no entanto, a confidencialidade e anonimato dos denunciantes.
A presente política tem como objetivo estipular e regular todos os procedimentos necessários para a receção, seguimento e conclusão de cada processo de denúncia, seguindo de perto os requisitos impostos pela Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, que consagra o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações.
II. Âmbito do Canal de Denúncia
O canal de denúncias destina-se a ser utilizado em especial por pessoas singulares que tomem conhecimento de uma infração, já consumada, ainda a ocorrer, ou prestes a ser praticada, no contexto da sua atividade profissional ou da sua relação mantida com a Motorline Electrocelos, S.A.. Neste sentido, podem ser considerados Denunciantes:
- Colaboradores, estagiários e voluntários, bem como pessoas em processo de recrutamento;
- Clientes, prestadores de serviço, fornecedores e qualquer pessoa que mantenha, direta ou indiretamente, uma relação contratual com a Motorline Electrocelos, S.A.;
- Titulares de participação social e membros de órgãos de administração e fiscalização.
Consideram-se infrações todos os atos ou omissões, dolosas ou negligentes, que violem a legislação aplicável em vigor (nacional, comunitária e internacional), o Código de Conduta da Motorline Electrocelos, S.A., ou quaisquer princípios éticos aplicáveis ao exercício das funções em questão, envolvendo, nomeadamente:
- Assédio;
- Discriminação;
- Corrupção;
- Branqueamento de capitais;
- Crime organizado;
- Financiamento do terrorismo;
- Segurança, privacidade e proteção de dados;
- Conflitos de interesse;
- Fraude;
- Desvio de fundos;
- Entre outros.
Certas questões extravasam o âmbito do canal de denúncias, por não se considerarem infrações no sentido aqui relevante. Assim, as seguintes questões não serão alvo de tratamento através do canal de denúncias:
- Reclamações sobre a qualidade dos produtos e serviços
- Questões sobre a dinâmica laboral
- Exercício de direitos no âmbito do Regulamento Geral da Proteção de Dados
Tais temas devem ser expostos nos locais próprios, designadamente através do website da Motorline Electrocelos, S.A., ou através dos seus canais internos.
III. Receção das Denúncias
O canal de denúncias está disponível no website da Motorline Electrocelos, S.A., sendo acessível a qualquer utilizador. Este canal é gerido por uma entidade externa (Trusty AG), que assegurará, com independência, a análise preliminar das denúncias recebidas.
Só pessoas autorizadas e com competência para o tratamento das denúncias podem aceder às informações disponibilizadas pelos Denunciantes.
Os Denunciantes podem optar por manter o anonimato ao apresentar a denúncia, sendo que, de qualquer forma, a confidencialidade dos dados fornecidos é sempre assegurada.
Apesar da possibilidade de anonimato, a denúncia deve conter todos os dados necessários à averiguação dos factos nela contidos, bem como toda a informação essencial que permita o seu tratamento subsequente. Todas as denúncias que não contenham uma descrição clara e suficiente dos factos que suportem a alegada infração não serão objeto de tratamento, sem prejuízo de o Denunciante poder ser contactado para completar ou clarificar a sua denúncia.
Também é permitido ao Denunciante que retifique ou altere a sua denúncia com base em factos supervenientes, através de nova comunicação no canal de denúncias.
Considerando a existência de um canal de denúncias interno, o Denunciante não pode recorrer previamente a meios externos de denúncia, nem pode divulgar publicamente a infração, exceto se:
- Tiver motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação;
- Tiver inicialmente apresentado uma denúncia interna sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia no prazo de três meses a contar da receção da denúncia;
- A infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a €50.000,00 – podendo o Denunciante, nestes casos, recorrer a canais de denúncia externa.
E exceto se:
- O Denunciante tiver motivos razoáveis para crer que a infração pode constituir um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida pelas autoridades competentes, atendendo às circunstâncias específicas do caso, ou que existe um risco de retaliação inclusivamente em caso de denúncia externa;
- O Denunciante tiver apresentado uma denúncia interna e uma denúncia externa, ou diretamente uma denúncia externa, sem que tenham sido adotadas as medidas adequadas dentro dos prazos legais – podendo o Denunciante, neste segundo conjunto de casos, divulgar publicamente uma infração.
IV. Tratamento das Denúncias
No prazo de sete dias a contar da receção da denúncia, o Denunciante é notificado desta receção e dos requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da denúncia externa, nos casos em que esta seja aplicável.
Após uma triagem inicial, levada a cabo pela entidade externa e independente, o Grupo de Ética da Motorline Electrocelos, S.A. iniciará as averiguações necessárias para investigar os factos alegados na denúncia.
Posteriormente, o Grupo de Ética elabora um relatório em que se explica o que foi apurado, concluindo qual a solução a dar ao caso. O processo poderá ser arquivado, caso se verifique a falta de fundamento da denúncia ou a inexistência de infração. Por outro lado, do relatório também podem constar as medidas a adotar para cessação da infração – nomeadamente a abertura de um inquérito interno ou a participação às entidades competentes.
As medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a sua fundamentação são comunicadas ao Denunciante no prazo de três meses a contar da data da receção da denúncia.
Todas as denúnicas feitas através do canal de denúncias da Motorline Electrocelos, S.A. serão tratadas de forma confidencial. Com efeito, toda a informação relativa à denúncia só será divulgada aos responsáveis pelo seu tratamento que efetivamente necessitem de conhecer essa informação.
Os responsáveis que tomarem conhecimento de dados e informações relacionados com as denúncias e processos que as acompanham estão vinculados a um dever de sigilo e confidencialidade.
Quem denunciar uma infração nos termos e no âmbito da presente Política não pode ser alvo de qualquer retaliação, ameaça, assédio, intimidação ou discriminação como consequência da apresentação da denúncia.
No entanto, caso a denúncia tenha sido apresentada de má-fé, sem que o seu autor possa ignorar a sua falta de fundamento, a Motorline Electrocelos, S.A. reserva-se o direito de aplicar as sanções e penalizações que ao caso caibam.
Em respeito pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados, a Motorline Electrocelos, S.A. tratará os dados e informações recolhidas na denúncia apenas para o estrito fim de dar seguimento ao processo, em cumprimento das obrigações legais impostas pela Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro e pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro.
Os Denunciantes que optem por se identificar na comunicação feita no canal de denúncias consentem que os seus dados pessoais sejam objeto de tratamento para os referidos fins. Estes denunciantes têm direito de acesso, retificação e supressão dos dados pessoais fornecidos, podendo também limitar o seu tratamento e revogar o consentimento prestado a qualquer altura, utilizando para o efeito o endereço qualidade@electrocelos.com.
Todos os dados são arquivados de forma segura, garantindo-se a sua confidencialidade. A Motorline Electrocelos, S.A. conserva todos os processos de denúncia durante um período de cinco anos, podendo este prazo ser excedido em caso de litígio judicial relacionado com a denúncia. Nestes casos, os processos serão conservados até ao trânsito em julgado da respetiva decisão judicial. Não obstante, os dados pessoais que não forem manifestamente relevantes para o tratamento da denúncia não serão conservados.
A presente Política está disponível para consulta no website da Motorline Electrocelos, S.A., entrando imediatamente em vigor.