KOMMUNIKATIONSPOLITIK UND BEARBEITUNG VON BESCHWERDEN
I. Einleitung
Motorline Electrocelos, S.A. hat sich stets von den Grundsätzen der Integrität und Ehrlichkeit leiten lassen, die geltende Gesetzgebung eingehalten und seine Tätigkeit nach den Grundsätzen der Berufsethik der Rechtsberufe ausgeübt.
Zu diesem Zweck und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Gesetzesdekrets Nr. 109-E/2021 vom 9. Dezember (das die allgemeine Regelung zur Verhinderung von Korruption festlegt) hat das Unternehmen einen Kanal zur Meldung von Unregelmäßigkeiten eingerichtet, der es ermöglicht, regelwidrige Praktiken, insbesondere im Zusammenhang mit Korruption oder damit verbundenen Straftaten, zu melden, um diese Verhaltensweisen wirksam zu bekämpfen. A. in Kontakt stehen, unter Wahrung der Vertraulichkeit und Anonymität der Informanten.
Ziel dieser Politik ist es, alle Verfahren zu definieren und zu regeln, die für die Entgegennahme, das Follow-up und den Abschluss eines jeden Whistleblowing-Prozesses erforderlich sind, und zwar in enger Anlehnung an die Anforderungen des Gesetzes 93/2021 vom 20. Dezember, das die allgemeine Regelung zum Schutz von Whistleblowern festlegt.
II. Anwendungsbereich des Beschwerdekanal
Der Beschwerdekanal ist insbesondere für natürliche Personen bestimmt, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit oder ihrer Beziehung zu Motorline Electrocelos, S.A. Kenntnis von einer bereits begangenen, noch zu begehenden oder unmittelbar bevorstehenden Straftat erlangen. In diesem Sinne können sie als “Whistleblower” betrachtet werden:
- Mitarbeiter, Auszubildende und Volontäre sowie Personen, die sich in einem Bewerbungsverfahren befinden;
- Kunden, Dienstleister, Lieferanten und alle, die in einer direkten oder indirekten vertraglichen Beziehung mit Motorline Electrocelos, S.A. stehen;
- Gesellschafter und Mitglieder der Geschäftsführungs- und Aufsichtsorgane.
Jede vorsätzliche oder fahrlässige Handlung oder Unterlassung, die gegen die geltende Gesetzgebung (national, europäisch und international), den Verhaltenskodex von Motorline Electrocelos, S.A. oder die ethischen Grundsätze, die für die Ausübung der betreffenden Tätigkeit gelten, verstößt, wird als Straftat betrachtet:
- Belästigung;
- Diskriminierung;
- Korruption;
- Geldwäsche;
- Organisierte Kriminalität;
- Terrorismusfinanzierung;
- Sicherheit, Privatsphäre und Datenschutz;
- Interessenkonflikte;
- Betrug;
- Unterschlagung;
- Unter anderem.
Bestimmte Fragen gehen über den Rahmen des Beschwerdekanals hinaus, da sie nicht als Verstöße im hier relevanten Sinne angesehen werden. Daher werden die folgenden Fragen nicht über den Beschwerdekanal behandelt:
- Beschwerden über die Qualität der Produkte und Dienstleistungen
- Fragen zur Arbeitsdynamik
- Ausübung der Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung.
Diese Fragen müssen an den entsprechenden Stellen gestellt werden, d.h. auf der Website von Motorline Electrocelos, S.A. oder über die internen Kanäle.
III. Entgegennahme von Beschwerden
Der Beschwerdekanal ist auf der Website von Motorline Electrocelos, S.A. verfügbar und für alle Nutzer zugänglich. Dieser Kanal wird von einer externen Organisation (Trusty S.A.) verwaltet, die unabhängig eine erste Analyse der eingegangenen Beschwerden vornimmt.
Nur Personen, die für die Bearbeitung von Beschwerden zuständig und verantwortlich sind, haben Zugang zu den von Hinweisgebern bereitgestellten Informationen.
Anzeigende können bei der Einreichung ihrer Anzeige anonym bleiben, und die Vertraulichkeit der übermittelten Daten ist in jedem Fall gewährleistet.
Ungeachtet der Möglichkeit der Anonymität muss die Beschwerde alle Angaben enthalten, die zur Feststellung der darin enthaltenen Tatsachen erforderlich sind, sowie alle wesentlichen Informationen, die eine weitere Bearbeitung ermöglichen. Beschwerden, die keine klare und ausreichende Beschreibung des Sachverhalts enthalten, auf den sich der behauptete Verstoß stützt, werden nicht bearbeitet, unbeschadet der Möglichkeit, mit dem Beschwerdeführer Kontakt aufzunehmen, um die Beschwerde zu vervollständigen oder zu klären.
Es ist auch möglich, dass der Hinweisgeber seine Meldung aufgrund neuer Tatsachen berichtigt oder ändert, indem er eine neue Meldung über den Hinweisgeberkanal einreicht.
Angesichts der Tatsache, dass es einen internen Kanal für die Meldung von Missständen gibt, darf der Whistleblower nicht vorher auf externe Mittel der Berichterstattung zurückgreifen oder den Verstoß öffentlich machen, es sei denn, es handelt sich um eine Straftat:
- Sie hat Grund zu der Annahme, dass der Verstoß nicht wirksam bekannt gemacht oder intern gelöst werden kann oder dass die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen besteht;
- Zunächst eine interne Beschwerde eingelegt hat, ohne innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Beschwerde über die aufgrund der Beschwerde geplanten oder getroffenen Maßnahmen informiert worden zu sein;
- Der Verstoß stellt eine Straftat oder eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von mehr als 50.000,00 € geahndet werden kann – in diesen Fällen kann der Hinweisgeber externe Meldewege nutzen.
Und außer wenn:
- Der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass die Straftat eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann, dass die Straftat angesichts der besonderen Umstände des Falls von den zuständigen Behörden nicht wirksam aufgedeckt oder aufgeklärt werden kann oder dass selbst bei einer externen Meldung die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen besteht;
- Der Anzeiger hat eine interne Beschwerde und eine externe Beschwerde oder direkt eine externe Beschwerde eingereicht, ohne dass die entsprechenden Maßnahmen innerhalb der gesetzlichen Fristen ergriffen wurden – in dieser zweiten Gruppe von Fällen kann der Anzeiger eine Straftat öffentlich machen.
IV. Umgang mit Beschwerden
Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Beschwerde wird der Hinweisgeber über den Eingang der Beschwerde und gegebenenfalls über die Anforderungen, die zuständigen Behörden, die Form und die Zulässigkeit der externen Beschwerde informiert.
Nach einer ersten Überprüfung durch die externe und unabhängige Organisation leitet die Ethik-Gruppe von Motorline Electrocelos, S.A. die notwendigen Untersuchungen ein, um die in der Beschwerde behaupteten Fakten zu untersuchen.
Die Ethikgruppe erstellt einen Bericht, in dem sie ihre Feststellungen erläutert und eine Lösung für den Fall vorschlägt. Der Fall kann abgeschlossen werden, wenn die Beschwerde unbegründet ist oder kein Verstoß vorliegt. Andererseits kann der Bericht auch Maßnahmen enthalten, die zu ergreifen sind, um den Verstoß zu beseitigen, z. B. die Einleitung einer internen Untersuchung oder die Meldung der Angelegenheit an die zuständigen Behörden.
Der Beschwerdeführer wird innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Beschwerde über die geplanten oder beschlossenen Folgemaßnahmen und die Gründe dafür unterrichtet.
Alle über den Beschwerdekanal von Motorline Electrocelos, S.A. eingereichten Beschwerden werden vertraulich behandelt. Alle Informationen in Bezug auf die Beschwerde werden nur an die Personen weitergegeben, die für die Bearbeitung der Beschwerde zuständig sind und die diese Informationen wirklich kennen müssen.
Personen, die Kenntnis von Daten und Informationen im Zusammenhang mit Beschwerden und damit zusammenhängenden Vorgängen erhalten, sind zur Verschwiegenheit und Vertraulichkeit verpflichtet.
Jede Person, die eine Straftat im Sinne dieser Richtlinie meldet, darf wegen ihrer Meldung keinen Vergeltungsmaßnahmen, Drohungen, Belästigungen, Einschüchterungen oder Diskriminierungen ausgesetzt sein.
Sollte die Beschwerde jedoch in böser Absicht eingereicht worden sein, ohne dass der Autor die fehlende Grundlage ignorieren kann, behält sich Motorline Electrocelos, S.A. das Recht vor, die angemessenen Sanktionen und Strafen anzuwenden.
Motorline Electrocelos, S.A. wird in Übereinstimmung mit dem Allgemeinen Datenschutzgesetz die in der Beschwerde enthaltenen Daten und Informationen ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung der Beschwerde und unter Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, die sich aus dem Gesetz Nr. 93/2021 vom 20. Dezember und dem Gesetzesdekret Nr. 109-E/2021 vom 9. Dezember ergeben, verarbeiten.
Hinweisgeber, die sich in der Mitteilung über den Whistleblowing-Kanal identifizieren, stimmen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck zu. Die Hinweisgeber haben das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung der angegebenen personenbezogenen Daten und können die Verarbeitung auch einschränken und die erteilte Zustimmung jederzeit unter der Adresse qualidade@electrocelos.com widerrufen.
Alle Daten werden sicher gespeichert, um ihre Vertraulichkeit zu gewährleisten. Motorline Electrocelos, S.A. bewahrt alle Beschwerdeakten für einen Zeitraum von fünf Jahren auf, der im Falle eines Gerichtsverfahrens im Zusammenhang mit der Beschwerde überschritten werden kann. In diesem Fall werden die Akten bis zur Rechtskraft des Gerichtsurteils aufbewahrt. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der Beschwerde offensichtlich nicht relevant sind, werden jedoch nicht aufbewahrt.
Diese Richtlinie kann auf der Website von Motorline Electrocelos, S.A. eingesehen werden und ist ab sofort gültig.