POLÍTICA DE COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS DENUNCIAS

I. Introducción

Motorline Electrocelos, S.A. siempre se ha guiado por principios de integridad y honestidad, respetando la legislación vigente y desarrollando su actividad guiada por los principios de ética profesional regentes en el comercio jurídico.

Para ello, y en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto-Ley nº 109-E/2021, del 9 de diciembre (que establece el Régimen General de Prevención de la Corrupción), ha creado un canal de denuncias, que permite el reporte de prácticas irregulares, específicamente relacionadas con la corrupción o delitos conexos, con el fin de combatir eficazmente tales conductas, a través de un medio de delación expedito y abierto a todos aquellos que entren en contacto con Motorline Electrocelos, S.A., preservando la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes.

La presente política tiene como objetivo estipular y regular todos los procedimientos necesarios para la recepción, seguimiento y conclusión de cada proceso de denuncia, siguiendo de cerca los requisitos impuestos por la Ley nº 93/2021, del 20 de diciembre, que consagra el Régimen General de Protección de Denunciantes de infracciones.

II. Ámbito del Canal de Denuncia

El canal de denuncias está destinado a ser utilizado en especial por particulares que tengan conocimiento de una infracción ya cometida, que se esté cometiendo o que se está a punto de cometer, en el contexto de su actividad profesional o de su relación con Motorline Electrocelos, S.A.. En este sentido, podrán ser considerados Denunciantes:

  • Colaboradores, pasantes y voluntarios, así como personas en proceso de contratación;
  • Clientes, prestadores de servicio, proveedores y cualquier persona que mantenga directa o indirectamente, una relación contractual con Motorline Electrocelos, S.A.;
  • Titulares de participación social y miembros de órganos de administración y fiscalización.

Se consideran infracciones todos los actos u omisiones, dolosos o negligentes, que violen la legislación aplicable en vigor (nacional, comunitaria e internacional), el Código de Conducta de Motorline Electrocelos, S.A. o cualquier principio ético aplicable al ejercicio de las funciones en cuestión, que impliquen, en particular:

  • Acoso;
  • Discriminación
  • Corrupción
  • Blanqueo de capitales;
  • Crimen organizado;
  • Financiamiento del terrorismo;
  • Seguridad, privacidad y protección de datos;
  • Conflictos de intereses;
  • Fraude;
  • Malversación;
  • Entre otros.

Ciertas cuestiones sobrepasan el ámbito del canal de denuncias, ya que no se consideran infracciones en el sentido aquí relevante. Por lo tanto, las siguientes cuestiones no se tratarán a través del canal de denuncias:

  • Reclamaciones sobre la calidad de los productos y servicios
  • Preguntas sobre la dinámica laboral
  • Ejercicio de derechos en el ámbito del Reglamento General de Protección de Datos

Tales temas deberán exponerse en los lugares adecuados, concretamente a través de la página web de Motorline Electrocelos, S.A. o a través de sus canales internos.

III. Recepción de las Denuncias

El canal de denuncias está disponible en la página web de Motorline Electrocelos, S.A. siendo accesible a cualquier usuario. Este canal es gestionado por una entidad externa (Trusty AG), que asegurará, con independencia, el análisis preliminar de las denuncias recibidas.

Sólo personas autorizadas y con competencia para tratar las denuncias pueden acceder a la información facilitada por los Denunciantes.

Los denunciantes pueden optar por mantener el anonimato al presentar su denuncia, siendo que, de cualquier forma, la confidencialidad de los datos proporcionados está siempre asegurada.

A pesar de la posibilidad del anonimato, la denuncia debe contener todos los datos necesarios para la averiguación de los hechos en ella contenidos, así como toda la información esencial que permita su posterior tramitación. Todas las denuncias que no contengan una descripción clara y suficiente de los hechos que sustenten la presunta infracción no serán tramitadas, sin menoscabo de que el Denunciante pueda ser contactado para completar o aclarar su denuncia.

También está permitido al Denunciante que rectifique o modifique su denuncia con base en nuevos hechos, a través de una nueva comunicación en el canal de denuncias.

Considerando la existencia de un canal interno de denuncias, el Denunciante no podrá recurrir previamente a medios externos de denuncia, ni podrá divulgar públicamente la infracción, excepto si:

  • Tenga motivos razonables para creer que la infracción no puede ser efectivamente conocida o resuelta a nivel interno o que existe riesgo de represalias;
  • El denunciante ha presentado inicialmente una denuncia interna sin haber sido informado de las medidas previstas o adoptadas a raíz de la denuncia en el plazo de tres meses desde la recepción de la misma;
  • Que la infracción constituya un crimen o un delito punible con una multa superior a €50.000,00 – pudiendo el Denunciante, en estos casos, recurrir a canales de denuncia externa.

Y excepto si:

  • El Denunciante tuviera motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, que la infracción no puede ser efectivamente conocida o resuelta por las autoridades competentes, dadas las circunstancias específicas del caso, o que existe riesgo de represalias incluso en caso de denuncia externa;
  • El Denunciante hubiere presentado una denuncia interna y una denuncia externa, o directamente una denuncia externa, sin que hayan sido adoptadas las medidas adecuadas dentro de los plazos legales – pudiendo el Denunciante, en este segundo conjunto de casos, divulgar públicamente una infracción.

IV. Tramitación de las Denuncias

En el plazo de siete días a partir de la recepción de la denuncia, el Denunciante es notificado de esta recepción y de los requisitos, autoridades competentes, forma y admisibilidad de la denuncia externa, en los casos en que esta sea aplicable.

Tras un examen inicial, llevado a cabo por la entidad externa e independiente, el Grupo de Ética de Motorline Electrocelos, S.A. iniciará las averiguaciones necesarias para investigar los hechos alegados en la denuncia.

Posteriormente, el Grupo de Ética elabora un informe explicando lo encontrado, concluyendo cual es la solución que se debe dar al caso. El proceso podrá ser archivado, en caso de que la denuncia sea infundada o no exista tal infracción. Por otro lado, del informe también pueden constar las medidas que deben adoptarse para poner fin a la infracción, es decir, la apertura de una investigación interna o la denuncia a las autoridades competentes.

Las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y los motivos de las mismas son comunicados al Denunciante dentro de los tres meses siguientes a la recepción de la denuncia.

Todas las denuncias realizadas a través del canal de denuncias de Motorline Electrocelos, S.A. serán tratadas de forma confidencial. De hecho, toda la información relativa a la denuncia sólo será revelada a los responsables de su tramitación que realmente necesiten conocer dicha información.

Los responsables que tengan conocimiento de los datos e informaciones relacionados con las denuncias y los procesos que las acompañan están vinculados por el deber de sigilo y confidencialidad.

Quien denuncie una infracción en los términos y en el ámbito de la presente Política no podrá ser objeto de ningún tipo de represalia, amenaza, acoso, intimidación o discriminación como consecuencia de la presentación de la denuncia.

No obstante, en caso de que la denuncia haya sido realizada de mala fe, sin que su autor pueda ignorar su falta de fundamento, Motorline Electrocelos, S.A. se reserva el derecho de aplicar las sanciones y penalizaciones que procedan en cada caso.

En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos, Motorline Electrocelos, S.A. tratará los datos e información recogida en la denuncia únicamente con la estricta finalidad de dar seguimiento al proceso, en cumplimiento de las obligaciones legales impuestas por la Ley 93/2021, de 20 de diciembre, y el Decreto-Ley 109-E/2021, de 9 de diciembre.

Los Denunciantes que opten por identificarse en la comunicación realizada a través del canal de denuncias consienten el tratamiento de sus datos personales para los referidos fines. Estos denunciantes tienen derecho de acceso, rectificación y cancelación de los datos personales proporcionados, pudiendo asimismo limitar su tratamiento y revocar el consentimiento prestado en cualquier momento, utilizando para tal efecto la dirección qualidade@electrocelos.com.

Todos los datos son almacenados de forma segura, garantizando su confidencialidad. Motorline Electrocelos, S.A. conserva todos los procesos de denuncia durante un periodo de cinco años, pudiendo ser excedido en caso de litigio judicial relacionado con la denuncia. En estos casos, los procesos serán conservados hasta que la resolución judicial sea firme. Sin embargo, no se conservarán los datos personales que no sean manifiestamente pertinentes para la tramitación de la denuncia.

La presente Política está disponible para su consulta en la página web de Motorline Electrocelos, S.A. y entrando inmediatamente en vigor.