POLITIQUE DE COMMUNICATION ET DE SUIVI DES DÉNONCIATIONS

I. Introduction

Motorline Electrocelos, S.A. a toujours été guidée par des principes d’intégrité et d’honnêteté, en respectant la législation en vigueur et en exerçant son activité selon les principes d’éthique professionnelle qui prévalent dans le secteur juridique.

À cette fin, et conformément aux dispositions du décret-loi n° 109-E/2021 du 9 décembre (qui établit le régime général de prévention de la corruption), elle a mis en place un canal de dénonciation qui permet de signaler des pratiques irrégulières, notamment liées à la corruption ou à des délits connexes, afin de lutter efficacement contre ces comportements, grâce à un moyen de dénonciation rapide et ouvert à tous ceux qui sont en contact avec Motorline Electrocelos, S.A., tout en préservant la confidentialité et l’anonymat des dénonciateurs.

L’objectif de cette politique est de stipuler et de réglementer toutes les procédures nécessaires à la réception, au suivi et à la conclusion de chaque processus de dénonciation, en suivant de près les exigences imposées par la loi 93/2021 du 20 décembre, qui établit le régime général de protection des dénonciateurs.

II. Champ d'application du canal de dénonciation

Le canal de dénonciation est destiné à être utilisé en particulier par les personnes physiques qui ont connaissance d’une infraction qui a déjà été commise, qui est en train d’être commise ou qui est sur le point de l’être dans le cadre de leur activité professionnelle ou de leur relation avec Motorline Electrocelos, S.A.. En ce sens, les personnes suivantes peuvent être considérées comme des dénonciateurs:

  • Les employés, les stagiaires et les bénévoles, ainsi que les personnes en cours de recrutement;
  • Les clients, les prestataires de services, les fournisseurs et toute personne ayant une relation contractuelle directe ou indirecte avec Motorline Electrocelos, S.A.;
  • Les actionnaires et les membres des organes de direction et de surveillance.

Tous les actes ou omissions, volontaires ou par négligence, qui violent la législation en vigueur (nationale, européenne et internationale), le code de conduite de Motorline Electrocelos, S.A. ou tout principe éthique applicable à l’exercice des fonctions en question sont considérés comme des délits, impliquant notamment:

  • Le harcèlement ;
  • La discrimination
  • La corruption
  • Le blanchiment de capitaux
  • Criminalité organisée ;
  • Financement du terrorisme ;
  • Sécurité, vie privée et protection des données ;
  • Conflits d’intérêts ;
  • Fraude ;
  • Détournement de fonds ;
  • Entre autres.

Certaines questions dépassent le cadre du canal de dénonciation, car elles ne sont pas considérées comme des infractions au sens où on l’entend ici. Par conséquent, les questions suivantes ne seront pas traitées par le canal de dénonciation:

  • Plaintes concernant la qualité des produits et des services
  • Questions relatives à la dynamique du travail
  • Exercice des droits prévus par le règlement général sur la protection des données

Ces questions doivent être soulevées aux endroits appropriés, à savoir sur le site web de Motorline Electrocelos, S.A. ou par le biais de ses canaux internes.

III. Réception des plaintes

Le canal des plaintes est disponible sur le site web de Motorline Electrocelos, S.A. et est accessible à tout utilisateur. Ce canal est géré par une organisation externe (Trusty AG), qui veillera de manière indépendante à ce que les plaintes reçues fassent l’objet d’une analyse préliminaire.

Seules les personnes autorisées et compétentes pour traiter les rapports peuvent accéder aux informations fournies par les dénonciateurs.

Les dénonciateurs peuvent choisir de rester anonymes lorsqu’ils déposent leur plainte et, dans tous les cas, la confidentialité des données fournies est toujours garantie.

Malgré la possibilité d’anonymat, le rapport doit contenir toutes les données nécessaires à l’établissement des faits qu’il contient, ainsi que toutes les informations essentielles qui permettront son traitement ultérieur. Tous les rapports qui ne contiennent pas une description claire et suffisante des faits à l’origine de l’infraction présumée ne seront pas traités, sans préjudice du fait que le dénonciateur peut être contacté pour compléter ou clarifier son rapport.

Le dénonciateur est également autorisé à rectifier ou à modifier sa plainte sur la base de faits nouveaux, au moyen d’une nouvelle communication dans le canal des plaintes.

Compte tenu de l’existence d’un canal de dénonciation interne, le dénonciateur ne peut pas recourir à des moyens de dénonciation externes au préalable, ni divulguer publiquement l’infraction, à moins que :

  • Il a des motifs raisonnables de croire que l’infraction ne peut être efficacement connue ou résolue en interne ou qu’il existe un risque de représailles;
  • Vous avez initialement déposé une plainte interne sans avoir été informé des mesures envisagées ou adoptées à la suite de la plainte dans un délai de trois mois à compter de la réception de la plainte;
  • L’infraction constitue un délit pénal ou un délit administratif passible d’une amende de plus de 50 000 euros – dans ces cas, le dénonciateur peut utiliser des canaux de signalement externes.

Et à moins que:

  • Le dénonciateur a des motifs raisonnables de croire que l’infraction peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, que l’infraction ne peut être efficacement connue ou résolue par les autorités compétentes, compte tenu des circonstances spécifiques de l’affaire, ou qu’il existe un risque de représailles, même en cas de plainte externe ;
  • Le dénonciateur a déposé une plainte interne et une plainte externe, ou une plainte externe directement, sans que les mesures appropriées aient été prises dans les délais légaux – le dénonciateur peut, dans cette deuxième série de cas, rendre publique une infraction.

IV. Tratamento das Denúncias

Dans les sept jours suivant la réception de la plainte, le dénonciateur est informé de cette réception et des exigences, des autorités compétentes, de la forme et de la recevabilité de la plainte externe, le cas échéant.

Après un premier examen par l’organisation externe et indépendante, le groupe d’éthique de Motorline Electrocelos, S.A. entame les recherches nécessaires pour enquêter sur les faits allégués dans la plainte.

Le groupe d’éthique rédige ensuite un rapport expliquant ce qui a été trouvé et concluant sur la solution à donner à l’affaire. L’affaire peut être classée si la plainte n’est pas fondée ou s’il n’y a pas d’infraction. En revanche, le rapport peut également inclure les mesures à prendre pour faire cesser l’infraction, à savoir l’ouverture d’une enquête interne ou le signalement de l’affaire aux autorités compétentes.

Les mesures prévues ou adoptées pour donner suite à la plainte et les raisons qui les motivent sont communiquées au dénonciateur dans les trois mois suivant la réception de la plainte.

Toutes les plaintes déposées par l’intermédiaire du canal de plainte de Motorline Electrocelos, S.A. seront traitées de manière confidentielle. En fait, toutes les informations relatives à la plainte ne seront divulguées qu’aux responsables du traitement qui ont réellement besoin de les connaître.

Les responsables qui prennent connaissance des données et des informations relatives aux plaintes et aux processus qui les accompagnent sont tenus au secret et à la confidentialité.

Toute personne qui signale une infraction selon les termes et le champ d’application de la présente politique ne peut faire l’objet de représailles, de menaces, de harcèlement, d’intimidation ou de discrimination du fait de son signalement.

Toutefois, si la plainte a été déposée de mauvaise foi, sans que l’auteur puisse ignorer son manque de fondement, Motorline Electrocelos, S.A. se réserve le droit d’appliquer les sanctions et les pénalités appropriées au cas.

Conformément au règlement général sur la protection des données, Motorline Electrocelos, S.A. traitera les données et les informations recueillies dans le cadre de la plainte dans le strict but de poursuivre l’affaire, conformément aux obligations légales imposées par la loi n° 93/2021 du 20 décembre et le décret-loi n° 109-E/2021 du 9 décembre.

Les dénonciateurs qui choisissent de s’identifier dans la communication faite par l’intermédiaire du canal de dénonciation consentent à ce que leurs données personnelles soient traitées à ces fins. Ces dénonciateurs ont le droit d’accéder aux données personnelles fournies, de les rectifier et de les supprimer. Ils peuvent également en limiter le traitement et révoquer le consentement donné à tout moment, en utilisant l’adresse qualidade@electrocelos.com.

Toutes les données sont stockées en toute sécurité, ce qui garantit leur confidentialité. Motorline Electrocelos, S.A. conserve tous les dossiers de plainte pendant une période de cinq ans, qui peut être dépassée en cas de procédure judiciaire liée à la plainte. Dans ce cas, les dossiers seront conservés jusqu’à ce que la décision de justice soit devenue définitive. Toutefois, les données à caractère personnel qui ne sont pas manifestement pertinentes pour le traitement de la plainte ne seront pas conservées.

La présente politique peut être consultée sur le site web de Motorline Electrocelos, S.A. et entre en vigueur immédiatement.

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