ПОЛИТИКА КОММУНИКАЦИИ И РАССМОТРЕНИЕ ЖАЛОБ

I. Введение

Motorline Electrocelos, S.A. всегда руководствовалась принципами добросовестности и честности, соблюдая действующее законодательство и осуществляя свою деятельность, руководствуясь принципами профессиональной этики, доминирующими в юридической коммерции.

В этом смысле и в соответствии с положениями Декрета-Закона № 109-E/2021 от 9 декабря (который устанавливает общий режим предотвращения коррупции) был создан канал жалоб, который позволяет сообщать о неправомерных действиях, в частности связанных с коррупцией или связанными с ней нарушениями, в целях эффективной борьбы с таким поведением, посредством быстрого информирования и открыт для всех, кто контактирует с Motorline Electrocelos, S.A., сохраняя, однако, конфиденциальность и анонимность информаторов.

Целью этой политики является определение и регулирование всех процедур, необходимых для приема, отслеживания и завершения каждого процесса жалоб, в точном соответствии с требованиями Закона № 93/2021 от 20 декабря, который закрепляет общий режим защиты Информаторов.

II. Область действия канала жалоб

Канал жалоб предназначен, в частности, для использования физическими лицами, которым стало известно о нарушении, независимо от того, уже совершено оно, которое еще не произошло или которое вскоре будет совершено, в контексте их профессиональной деятельности или отношений с Motorline Electrocelos, S.A. В этом смысле информаторами могут считаться:

  • Сотрудники, стажеры и волонтеры, а также люди, находящиеся в процессе набора персонала;
  • Клиенты, поставщики услуг, поставщики и все, кто поддерживает прямо или косвенно договорные отношения с Motorline Electrocelos, S.A.;
  • Обладатели общественного участия и члены органов управления и контроля.

Нарушениями считаются все действия или бездействие, преднамеренные или небрежные, которые нарушают действующее законодательство (национальное, общественное и международное), Кодекс поведения Motorline Electrocelos, S.A. или любые этические принципы, применимые к осуществлению функций, рассматриваемого вопроса, включая, в частности:

  • Домогательство;
  • Дискриминация;
  • Коррупция;
  • Отмывание денег;
  • Организованная преступность;
  • Финансирование терроризма;
  • Безопасность, конфиденциальность и защита данных;
  • Конфликты интересов;
  • Мошенничество;
  • Хищение денежных средств;
  • А также прочее.

Некоторые проблемы выходят за рамки канала жалоб, поскольку здесь они не считаются нарушениями в соответствующем смысле. Таким образом, следующие вопросы не будут решаться через канал жалоб:

  • Жалобы на качество товаров и услуг
  • Вопросы о динамике труда
  • Осуществление прав в соответствии с Общим положением о защите данных

Такие темы должны освещаться в соответствующих местах, а именно на веб-сайте Motorline Electrocelos, S.A. или по его внутренним каналам.

III. Прием жалоб

Канал жалоб доступен на веб-сайте Motorline Electrocelos, S.A. и доступен любому пользователю. Этот канал управляется внешней организацией (Trusty AG), которая самостоятельно обеспечивает предварительный анализ полученных жалоб.

Только уполномоченные лица, обладающие компетенцией рассматривать жалобы, могут получить доступ к информации, предоставленной информаторами.

Информаторы могут пожелать сохранить анонимность при подаче жалобы, и в любом случае конфиденциальность предоставленных данных всегда гарантируется.

Несмотря на возможность анонимности, жалоба должна содержать все данные, необходимые для расследования изложенных в ней фактов, а также всю существенную информацию, позволяющую ее последующую обработку. Все отчеты, которые не содержат четкого и достаточного описания фактов, подтверждающих предполагаемое нарушение, не будут подлежать обработке без ущерба для возможности связаться с Информатором для завершения или уточнения его жалобы.

Информатору также разрешается исправить или изменить свою жалобу на основе возникающих фактов посредством нового сообщения в канале жалоб.

Учитывая существование внутреннего канала жалоб, информатор не может ранее прибегать к внешним средствам сообщения, а также публично раскрывать информацию о нарушении, за исключением случаев, когда:

  • У вас есть разумные основания полагать, что нарушение не может быть эффективно устранено внутри компании или что существует риск возмездия;
  • Первоначально подав внутреннюю жалобу, не будучи проинформирован о мерах, предусмотренных или принятых после подачи жалобы, в течение трех месяцев с момента получения жалобы;
  • Нарушение представляет собой преступление или административное правонарушение, наказуемое штрафом в размере более 50 000 евро, и в этих случаях Информатор может прибегнуть к внешним каналам жалоб.

И за исключением случаев:

  • У Информатора есть разумные основания полагать, что нарушение может представлять собой непосредственную или явную угрозу общественным интересам, что нарушение не может быть эффективно устранено или устранено компетентными органами, учитывая конкретные обстоятельства дела, или что существует риск мести, в том числе в случае внешней жалобы;
  • Информатор подал внутреннюю жалобу и внешнюю жалобу или непосредственно внешнюю жалобу без принятия соответствующих мер в установленные законом сроки – и в этой второй группе случаев Информатор может публично раскрыть нарушение.

IV. Рассмотрение жалоб

В течение семи дней с момента получения жалобы информатор уведомляется об этом получении, а также о требованиях, компетентных органах, форме и приемлемости внешней жалобы, в тех случаях, когда это применимо.

После первоначальной проверки, проводимой внешней и независимой организацией, группа по этике Motorline Electrocelos, S.A. начнет необходимые расследования для изучения фактов, изложенных в жалобе.

прав отсутствует. С другой стороны, отчет может также содержать меры, которые необходимо принять для прекращения нарушения, а именно начало внутреннего расследования или привлечение компетентных органов.

Меры, запланированные или принятые для рассмотрения жалобы, и их обоснование доводятся до сведения информатора в течение трех месяцев с даты получения жалобы.

Все жалобы, поступившие через канал жалоб Motorline Electrocelos, S.A., будут рассматриваться конфиденциально. Фактически, вся информация, касающаяся жалобы, будет раскрыта только тем лицам, ответственным за ее обработку, которым действительно необходимо знать эту информацию.

Ответственные лица, которым стали известны данные и информация, связанные с жалобами и процессами, которые их сопровождают, обязаны соблюдать тайну и конфиденциальность.

Любой, кто сообщает о нарушении в соответствии с условиями и сферой действия настоящей Политики, не может подвергаться каким-либо репрессиям, угрозам, преследованиям, запугиванию или дискриминации в результате подачи жалобы.

Однако, если жалоба была подана недобросовестно и автор не смог игнорировать ее необоснованность, Motorline Electrocelos, S.A. оставляет за собой право применить санкции и штрафы, применимые к данному случаю.

В соответствии с Общим положением о защите данных Motorline Electrocelos, S.A. будет обрабатывать данные и информацию, собранные в жалобе, только с целью отслеживания процесса в соответствии с юридическими обязательствами, налагаемыми Законом № 93/2021 от 20 декабря и Указом-Законом № 109-E/2021 от 9 декабря.

Информаторы, которые решают идентифицировать себя в сообщении, передаваемом по каналу жалоб, дают согласие на обработку их персональных данных для вышеупомянутых целей. Эти информаторы имеют право на доступ, исправление и удаление предоставленных персональных данных, а также могут ограничить их обработку и отозвать предоставленное согласие в любое время, используя для этой цели адрес qualidade@electrocelos.com.

Все данные надежно архивируются, обеспечивая конфиденциальность. Motorline Electrocelos, S.A. поддерживает все процессы рассмотрения жалоб в течение пяти лет; этот срок может быть превышен в случае судебного разбирательства, связанного с жалобой. В этих случаях процессы будут сохранены до тех пор, пока соответствующее решение суда не станет окончательным. Однако персональные данные, которые не имеют прямого отношения к обработке жалобы, не будут сохранены.

 

С настоящей Политикой можно ознакомиться на веб-сайте Motorline Electrocelos, S.A., и она вступает в силу немедленно.